同人誌即売会では、サークルとして即売会でスペースを借り、サークル参加者が直接頒布する以外に、委託してスペースで頒布するという方法があります。
委託をする方は会場が遠方や他に何らかの理由で直接会場に行けない場合がほとんどです。
で、同人誌即売会に限った話ではありませんが、同人誌即売会スタッフが委託をやる場合、結構作業が大変です。
同人誌即売会の場合だと... 受け取り後、本の冊数、タイトル確認と、値札等の備品準備や確認。 荷物の運搬、設営。 頒布時の売り上げ集計と残数と売上金額との整合確認。 梱包し、返送作業や連絡、入金...
スタッフと時間を結構を割く為、委託を無くす同人誌即売会は結構増えてきています。 あとイベント中、手書きで集計しているとイベント後に集計表を紛失したり、色んな不整合が発生しやすいのです。 これにより委託サークルさんにご迷惑をかける恐れが。
そういう理由から可能な限り負担を減らして作業ミスを無くし委託を受け入れる余裕を作ろうと思い、iPadを活用してみました。
iPadを導入した作業内容としては以下の通りです。 iPadにNumbersを入れる。 委託サークルさんにこちらが容易したExcelシートを送り、委託する本の冊数とタイトル、頒布価格を入力して、メールで送ってもらう。 送ってもらったシートの入力内容をNumbersで作っておいたシートにコピペで貼り付ける。 ※自分の場合だとMacでコピペ作業してiCloudで自動同期させました。 委託サークルさんに会場に直接委託本送ってもらう。 委託本をスペースに並べる際に、内容の整合確認を行う。 委託販売時はNumberで売上毎にiPadのNumbersで在庫数を調整する。 ※スライダー機能使えば数字入力しなくて良いから超便利です。 イベント後、iPadで売り上げ集計と残数と売上金額との整合確認を行う。 iPadのNumberからMacのNumbersにiCloudで自動同期されているので、コピペで売上表に貼り付け印刷する。 礼状、売上表、パンフレットを同梱し、返送する。
ざっとした流れはこんな感じです。 コピペで済むので手書きの転記ミスを防げるのは良いですね。 在庫数の確認もかなり容易になりました。 実際、イベント1時間後には後は印刷から状態に出来ていました。 それ以前は帰宅して在庫数の最終チェックから....何だもう朝か...状態でしたが。 それくらい作業性が向上し、正直久しぶりにiPadに感動しましたよ。
使ったシートはこんな感じです。簡単なシートです。▲▼を押して数を調整します。
各サークルさんをシート毎に入れているので複数のサークルさんを1台で管理出来ます。
念の為に...説明用に勝手に作ったサークルなのでこんなサークルさんは実在しないですよw 改善するなら箇条書きでイベント中の作業内容を羅列していれば、不慣れなスタッフさんでも対応出来たなと。
おまけですが、発送作業の伝票は事前に準備するか、ゆうパックやクロネコの電子伝票サービスが色々と手間省けて便利ですよ。
今回のような作業は他にも応用が色々と効くと思いますので、在庫管理にiPadとNumbersの導入を検討しては如何でしょうか？
余談ですが、入場者数とサークルさんの出欠用も準備していたのですが、スタッフに不評でしたので割愛します。 要改善って事で。
